Kuidas arhiivida kirju rakenduses Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Mida rohkem te oma Microsoft Outlooki postkasti kasutate, seda rohkem teie postkast kasvab. Kui järele mõelda, on see üsna sarnane sellele, kuidas paberid kipuvad teie lauale kuhjuma. Aga mida teha, kui hunnik nii suureks läheb, et sellega tuleb tegeleda? Noh, reaalses elus võite võtta aega iga dokumendi sortimiseks ja oluliste paberite säilitamiseks, vähem tähtsate dokumentide ära viskamise. Õnneks saate sama protsessi Outlookis uuesti luua.

Eranditult toetab iga Outlooki versioon arhiivimist. Veelgi enam, teil on üksuste Outlookis arhiivimise osas mitu valikut. Kõige mugavam viis on kasutada AutoArchive'i vanemate sõnumite, kohtumiste ja ülesannete lahendamiseks. Teine võimalus seda teha on käsitsi arhiveerimine sõnumite teisaldamiseks kindlasse kausta. Kuid kiireim viis on kasutada Arhiiv nupp, mis asub Fail Menüü.

Pidage meeles, et Outlook säilitab arhiivimiseks vaikekausta, mida ei saa kustutada. E-posti arhiivimine aitab teil hoida poodi puhtana, hõlbustades vanemate meilide otsimist, hoides samas postkasti puhas.

Allpool on rida juhendeid, mis tutvustavad teid Outlooki üksuste arhiveerimisega igal võimalikul viisil. Alustagem!

1. meetod: sõnumite arhiveerimine käsitsi ühe toiminguga

See meetod on kiireim viis ühe või mitme sõnumi teisaldamiseks kausta Arhiiv. Need arhiveeritud failid jäävad juurdepääsetavaks otsingukasti kaudu või navigeerides käsitsi Arhiiv kausta. Arhiivitud üksusi saab vaadata ka mobiilseadmetes Arhiiv kausta. Siin on lühijuhend üksuste käsitsi arhiivimise kohta rakenduses Outlook 2016:

1. Avage Outlook ja valige üks või mitu sõnumit oma Postkast või mõni muu kaust.
2. Klõpsake nuppu Arhiiv ikoon Kustuta Grupp. Arhiiviikoon on nähtav ainult Outlook 2016 lindi sees.
   Märge: Võite tabada ka Tagasilükkeklahv sama tulemuse saavutamiseks.
3. Peaksite suutma oma sõnumid leida arhiivid kausta.
   Märge: Kaust Arhiiv luuakse automaatselt, isegi kui te pole seda kunagi varem kasutanud. Kui te ei näe kausta Arhiiv, minge aadressile Fail> Kontori konto> Värskendussuvandid ja klõpsake nuppu Uuendage kohe .

2. meetod: funktsiooni AutoArchive kasutamine

Outlookil on automaatne funktsioon, millega saab arhiivida üksusi nimega AutoArchive. Seda funktsiooni saab programmeerida üksuste arhiivimiseks korrapäraste ajavahemike järel. Kõigil Outlooki versioonidel on arhiivimise tugi. Erinevus seisneb selles, et AutoArchive on Outlook 2010 ja uuemates versioonides vaikimisi välja lülitatud.

Pärast Automaatne arhiivimine on lubatud, saavad kasutajad määrata atribuudid igale kaustale, mida nad soovivad arhiveerida. Pidage meeles, et kui arhiveerite meilisõnumi, teisaldatakse see teise PST-faili ja see pole enam PST-põhifailis saadaval. Siin on kiire juhend automaatse arhiivi lubamise ja kasutamise kohta.

Automaatse arhiivi lubamine ja konfigureerimine

1. Pöörama Automaatne arhiivimine sisse, navigeerige saidile Fail> Valikud . Kui olete Outlookis sees Seaded , klõpsake nuppu Täpsem vahekaardil ja seejärel klõpsake nuppu Automaatse arhiivi seaded .
   Märge: Rakenduses Outlook 2007 ja vanemates versioonides leiate selle Automaatne arhiivimine seaded Tööriistad> Valikud> Muu .
2. Kui kõik on halliks muutunud, peate märkima ruudu kõrval Käivitage rakendus AutoArchive lubamiseks Automaatne arhiivimine.
   
3. Nüüd on aeg seadistada, kuidas AutoArchive käitub. Alustuseks valige automaatse arhiivi käitamise sagedus. Vaikimisi on see 14 päeva, kuid kui soovite seda puhtana hoida, seadke see kuhugi 2–6.
   
4. Kui soovite, et teid teavitataks enne AutoArchive'i algust, märkige ruut ruudu kõrval Enne AutoArchive'i käivitamist küsige . See on hea mõte, kui see valik on lubatud, kuna automaatne arhiveerimine võib teie tööd segada.
   
5. Arhiivi mittevajalike e-kirjade täitmise vältimiseks on hea mõte lahkuda Aegunud e-posti aadressi kustutamine on märgitud . Kui keelate Arhiivige või kustutage vanu üksusi, ainult aegunud kirjad kustutatakse täielikult.
   
6. Kui soovite, et teie arhiivikaust oleks Outlookis nähtav, peate selle lubama Kuva arhiivikaust kaustaloendis.
   
7. Nüüd määrake arhiivimiseks kausta vaikesätted.
8. Järgmisena lubage lüliti kõrval Vanade üksuste teisaldamine asukohta ja klõpsake nuppu Sirvige et määrata tee sinna, kuhu soovite oma üksused arhiveerida. Tulemus Okei seadete kinnitamiseks.
   

Kui olete AutoArchive'i lubanud ja konfigureerinud, teeb see oma tööd automaatselt õigeaegselt. Selle toimimise kinnitamiseks kontrollige, kas Arhiivid kaust on asustatud.

Automaatse arhiivi atribuutide konfigureerimine üksikute kaustade jaoks

Pärast funktsiooni AutoArchive konfigureerimise lõpetamist saate lisada täiendava juhtimiskihi, määrates iga kausta jaoks konkreetsed atribuudid. Selliste kaustade jaoks nagu on tavaline tava Kustutatud asjad või Spämm kasutada erinevaid AutoArchive'i atribuute kui teie peamine e-posti kaust.
Märge: Kui te ei määra kausta jaoks üksikuid automaatse arhiivi seadeid, kasutab see automaatselt ülal konfigureeritud globaalseid automaatse arhiivi seadeid.

Siin on kiire juhend üksikute AutoArchive'i atribuutide määramiseks kausta:

1. Paremklõpsake kaustal, mida soovite eelistatult käsitleda, ja klõpsake nuppu Atribuudid.
   
2. Klõpsake nuppu Automaatne arhiivimine vahekaardil. Siin on teil valik seadeid, mis kehtivad ainult sellele kaustale.
   
3. Automaatse arhiivi saate selle kausta jaoks välja lülitada, klõpsates nuppu Ärge arhiivige selles kaustas olevaid üksusi .
   
4. AutoArchive'i üldsätete alistamiseks klõpsake nuppu Arhiivige see kaust nende sätete abil ja tehke oma muudatused allpool. Klõpsake nuppu Rakenda seadete kinnitamiseks.
   Märge: Pidage meeles, et need seaded ei kehti selle kausta ühegi alamkausta kohta. Kõiki neist peate muutma.

3. meetod: meilide käsitsi arhiveerimine puhastustööriistade abil

Kui te pole suur automaatikasõber, on olemas kesktee lahendus, mis võimaldab teil veelgi suurema juhtimisega arhiivida hulgi. Selle meetodi abil saate arhiivida terve kausta koos selle alamkaustadega. Kui te ei soovi AutoArchive'i käivitamist oodata, saate seda ise teha ja valida, kuhu soovite need salvestada. Tehke järgmist.

1. Klõpsake nuppu Fail vahekaardil ja seejärel minge lehele Info ja laiendage rippmenüüd Puhastustööriistad. Valige Arhiiv rippmenüüst.
   
2. Valige Arhiivige see kaust ja kõik alamkaustad ja klõpsake kaustal, mille soovite arhiveerida.
   
3. Kui soovite, et kõik teie Outlooki andmed arhiveeritaks, klõpsake loendi ülaosas oma e-posti aadressil.
   
4. Kasutage rippmenüüd kõrval Arhiivige üksused, mis on vanemad kui arhiivitavate üksuste viimase kuupäeva valimiseks. Kõik selles menüüs määratud kuupäevast vanemad üksused arhiveeritakse.
   
5. Varem automaatse arhiivimise alt välja jäetud üksused saate arhiivida, märkides ruudu kõrval Kaasa üksused automaatse arhiiviga .
   
6. Kasuta Sirvige nuppu, et määrata tee sinna, kuhu soovite oma PST-arhiivi salvestada. Klõpsake nuppu Okei protsessi käivitamiseks.
   

Varsti märkate, et mõned meilid teisaldatakse teie vaikekaustadest arhiveeritud pst-faili.
Märge: Arhiveeritud fail peaks saama Outlookis kaustana juurdepääsetavaks. Kui see mingil põhjusel ei lähe Fail ja klõpsake nuppu Ava ja eksport . Seejärel klõpsake nuppu Avage Outlooki andmefail , navigeerige oma arhiivi asukohta ja vajutage Okei .